Страховой фонд и фонд пользования особо ценных архивных документов: Системный анализ нормативно-правовых, организационных и технологических аспектов

метки: Документ, Копия, Российский, Архивный, Общий, Особо, Уникальный, Единый

Введение: Актуальность, цели и задачи исследования

Сохранность документального наследия нации — это не просто вопрос организации хранения, а фундаментальная задача государства по обеспечению культурной, научной и исторической преемственности. Архивные документы, особенно отнесенные к категории особо ценных (ОЦД) и уникальных (УЦД), являются невосполнимым ресурсом. Угрозы их утраты или повреждения — будь то стихийные бедствия, техногенные катастрофы, или банальный физический износ в процессе интенсивного использования — требуют создания комплексной и надежной системы защиты. Следовательно, каждый архив, сохраняющий ОЦД, несет прямую ответственность за применение установленных государством механизмов.

Ключевыми элементами этой системы в Российской Федерации выступают Страховой фонд документов (СФД) и Фонд пользования (ФП). Создание СФД направлено на абсолютное сохранение содержащейся в документе информации, тогда как ФП решает задачу обеспечения доступа к этой информации без риска для оригинала.

Цель настоящего исследования состоит в систематизации и глубоком анализе методологических, нормативно-правовых и технологических аспектов создания и функционирования страхового фонда и фонда пользования ОЦД и УЦД в Российской Федерации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие ключевые исследовательские вопросы:

1. Какова законодательная и нормативно-методическая база создания и функционирования СФД в РФ?
2. В чем состоит основная цель, задачи и организационная структура СФД и ФП?
3. Какие критерии используются для определения очередности и необходимости страхового копирования?
4. Каковы технологические требования и стандарты (ГОСТы) к созданию страховых копий и фонда пользования?
5. Каков порядок учета, хранения и использования СФД и ФП, включая требования к носителям и метаданным?

Структура работы построена на последовательном анализе правовых основ, организационных принципов и технических требований, что обеспечивает академическую глубину и объективность изложения материала.

Глава 1. Нормативно-правовые и методологические основы формирования страхового фонда

Определение ключевых терминов и понятий

Архивное дело, как область, критически важная для сохранения исторической памяти, оперирует строго дефинированными понятиями, которые закреплены в законодательстве и национальных стандартах.

Принципы инвестиционного права: комплексный доктринальный и нормативный ...

... как ICSID. Цель настоящей работы — провести всесторонний доктринальный и нормативный анализ принципов инвестиционного права, выявить их сущность, классифицировать, определить их закрепление ... инвестиционного права обусловлена возрастающей взаимозависимостью национальных экономик и необходимостью создания предсказуемого и справедливого инвестиционного климата. Если на национальном уровне принципы ...

Страховой фонд архивных документов (СФД) — это, согласно методической традиции, совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов, создаваемая с единственной целью: сохранить содержащуюся в них информацию на случай безвозвратной утраты или повреждения подлинников. Важно понимать, что СФД является не заменой, а гарантией сохранения информации, обеспечивающей возможность ее восстановления вне зависимости от судьбы физического оригинала.

Страховая копия для документов на бумажной основе имеет строго определенное техническое требование: это негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на фотографической галогенидосеребряной пленке методом оптического фотографирования. Выбор именно этого носителя обусловлен его исключительной долговечностью и стабильностью в сравнении с электронными носителями, срок службы которых до сих пор не подтвержден многовековой практикой.

Фонд пользования (ФП) — это совокупность копий архивных документов, предназначенных для использования исследователями и пользователями вместо оригиналов. Его главная задача — обеспечить доступ к информации, одновременно предотвращая физический износ и повреждение подлинников.

Особо ценный документ (ОЦД) — документ Архивного фонда РФ, обладающий непреходящей культурно-исторической, научной или иной ценностью, особой важностью для общества и государства.

Уникальный документ (УЦД) — документ, который не имеет себе подобных по содержанию, внешним особенностям или степени сохранности, и включен в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Законодательное закрепление создания СФД в Российской Федерации

Обязанность по созданию страхового фонда для особо ценных, в том числе уникальных документов, закреплена на высшем законодательном уровне.

Основным нормативно-правовым актом, регулирующим эту сферу, является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В части 2 статьи 14 данного Закона прямо устанавливается: «Создание страхового фонда особо ценных, в том числе уникальных, документов Архивного фонда Российской Федерации является обязательным». Эта формулировка придает процессу страхового копирования статус государственной обязанности, а не просто рекомендации, что обязывает все федеральные и региональные архивы неукоснительно соблюдать процедуру.

Детализация порядка создания СФД, являющегося частью национального научного, культурного и исторического наследия, осуществляется через систему национальных стандартов. Ключевым из них является ГОСТ Р 33.505-2003 «Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием». Этот ГОСТ определяет цели, задачи, основные принципы построения и функционирования всей системы страхового фонда.

Таким образом, система СФД базируется на двухуровневой нормативной основе: законодательный императив (ФЗ № 125) и подробная методологическая и техническая регламентация (ГОСТы и Правила Росархива).

Процедура отнесения документов к особо ценным и уникальным

Процесс формирования СФД начинается с экспертизы ценности, а точнее, с выявления тех документов, которые должны быть защищены.

Особо ценные документы (ОЦД) выявляются на уровне самого архива. Решение об их отнесении к этой категории принимает Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) архива. ЭПМК руководствуется строгими критериями, которые включают:

• Время создания: документы, отражающие ключевые исторические события.
• Ценность информации: уникальность и невосполнимость содержащихся сведений.
• Юридическая сила и подлинность: документы, имеющие особую правовую значимость.
• Значение фондообразователя и авторство: документы, созданные значимыми для истории личностями или учреждениями.

Уникальные документы (УЦД) — это высшая категория ценности. Выявление УЦД проводится Центральным архивом, но решение о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации принимает Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) при Росархиве. Включение в реестр является окончательным подтверждением того, что данный документ не имеет аналогов и требует наивысшей степени защиты, включая обязательное создание страховой копии.

Глава 2. Организационные критерии и приоритеты страхового копирования

Целевое назначение и задачи страхового фонда и фонда пользования

Несмотря на технологическое сходство в процессе создания (оба фонда являются копиями), СФД и ФП имеют принципиально разное целевое назначение.

Параметр	Страховой фонд (СФД)	Фонд пользования (ФП)
Основная цель	Сохранение информации, гарантия ее невосполнимости.	Обеспечение доступа к информации.
Главная задача	Восстановление утраченного или поврежденного оригинала.	Предотвращение физического износа оригинала при использовании.
Носитель	Негативный микрофильм 1-го поколения (неприкосновенный).	Позитивный микрофильм 2-го поколения, цифровые копии.
Доступ	Строго ограничен, только в случае ЧС или для создания рабочих копий.	Свободный, для исследовательской работы.

СФД — это «золотой запас», неприкосновенный актив, который может быть использован только в чрезвычайных обстоятельствах, когда оригинал уничтожен или поврежден настолько, что его восстановление невозможно.

ФП — это рабочий инструмент, «визитная карточка» архива, позволяющий исследователям работать с копиями, тем самым продлевая жизнь оригиналов. В современных условиях ФП все чаще формируется в виде цифровых копий, что значительно упрощает и ускоряет доступ, но при этом цифровые копии, как правило, не могут выполнять функцию страховой копии из-за требований к долговечности носителя, что четко разграничивает их правовой статус.

Критерии отбора и очередность создания страховых копий

Создание СФД — это ресурсоемкий и длительный процесс. Он осуществляется на основании годовых планов работы архива, и требует четкой методологии приоритизации. Очередность страхового копирования определяется архивом на основе комплексного анализа двух ключевых факторов:

1. Физическое состояние документа: Документы с механическими повреждениями, разрушающимся материальным носителем, угасающим текстом или иными дефектами, которые могут привести к утрате информации в ближайшее время, подлежат первоочередному копированию.
2. Интенсивность использования: Чем чаще уникальный или особо ценный документ запрашивается исследователями, тем быстрее он изнашивается. Документы, подвергающиеся интенсивной эксплуатации, также получают высокий приоритет.

Методические документы Росархива устанавливают и специальные приоритеты. Например, первоочередному копированию подлежат документы периода Великой Отечественной войны 1941–1945 годов. Этот приоритет обусловлен как их исключительной исторической ценностью, так и частотой использования, а также необходимостью обеспечения доступа к ним для реализации социальных программ и историко-патриотического воспитания.

Таким образом, при планировании работ по страховому копированию архивы балансируют между необходимостью спасения наиболее ветхих документов и защитой наиболее активно используемых, обеспечивая при этом соблюдение государственных приоритетов.

Глава 3. Технологические требования и стандарты к созданию страховых копий

Создание страхового фонда регламентируется строжайшими техническими требованиями, поскольку главная цель — обеспечить сохранность информации на срок, исчисляемый столетиями.

Требования к страховым копиям документов на бумажной основе (Микрофильмирование)

Для документов на бумажной основе традиционным и до сих пор безальтернативным методом создания страховой копии является микрофильмирование. Электронные копии, несмотря на их удобство, пока не могут гарантировать стабильность хранения на протяжении 500 и более лет, в отличие от галогенидосеребряной пленки.

Единственной страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм 1-го поколения.

Ключевые технические требования:

• Тип носителя: Черно-белая фотографическая галогенидосеребряная пленка (например, типоразмера МР-35), которая обладает высокой разрешающей способностью и химической стабильностью.
• Поколение: Строго первое (негатив), поскольку именно эта копия обладает наивысшим качеством детализации и является максимально приближенной к оригиналу.
• Стандартизация: Общие технические условия к микроформам, включая требования к качеству изображения, оптической плотности и размерам рулонов (МР.Г-35 и МР.Г-70), устанавливает ГОСТ Р 13.1.107-2005 «Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия».

Важно, что страховому копированию подлежат все документы, входящие в единицу хранения, причем сами дела, как правило, расшивке не подлежат для сохранения их целостности и порядка следования листов.

Создание фонда пользования: Роль позитивных и цифровых копий

Фонд пользования (ФП) создается одновременно со СФД, но имеет другие требования к носителю и поколению копии, так как предназначен для активного использования.

Комплект ФП, изготавливаемый из негатива 1-го поколения (СФД), состоит из двух позитивных микрофильмов второго поколения. Эти позитивы могут быть использованы в читальных залах архива.

Однако в последние годы наблюдается тенденция к формированию ФП преимущественно в электронном (цифровом) виде. Цифровые копии (оцифровка) обладают несомненными преимуществами:

• Высокая скорость доступа.
• Возможность удаленного использования.
• Неограниченное число одновременных пользователей.

При создании цифровых копий для ФП архивы обязаны соблюдать методические рекомендации по форматам (например, TIFF для мастер-копий, JPEG/PDF для пользовательских копий) и требованиям к разрешению (DPI), чтобы обеспечить максимальную информативность. Тем не менее, подчеркнем еще раз: цифровая копия может служить частью ФП, но не заменяет микрофильм 1-го поколения в составе СФД. Если цифровые копии настолько удобны, то почему их до сих пор не признали равноценной заменой микрофильмам для целей страхового хранения? Ответ кроется в их неподтвержденной долговечности.

Специфика копирования аудиовизуальных и фонодокументов

Не все архивные документы представлены на бумажной основе. Технические требования к страховому копированию аудиовизуальных (кино, фото, видео) и фонодокументов также строго стандартизированы.

Кино- и Фотодокументы: Технологические требования к их страховым копиям устанавливает ГОСТ Р 33.1.02-2008 «Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия». Страховая копия фотодокумента также обычно выполняется в виде негативного микрофильма. Для кинодокументов создается эталонный негатив на стабильной пленочной основе.

Фонодокументы: Страховой копией фонодокумента (например, магнитной записи) является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи. Для наиболее ценных и уникальных фонодокументов, записанных на дисках, может быть изготовлен граморигинал, который обеспечивает высокую стабильность и качество записи. Данное требование закреплено в пункте 6.1.4 ГОСТ Р 33.505-2003.

Глава 4. Учет, хранение и использование страхового фонда и фонда пользования

Порядок учета СФД и ФП в архиве

Точный и систематизированный учет является обязательным условием для обеспечения неприкосновенности СФД и эффективного использования ФП. Учет ведется по специальным формам:

1. Книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования: В этих книгах фиксируется каждое поступление, объем и характеристики созданных копий.
2. Описи страхового фонда: Это основной учетный документ, который составляется в трех экземплярах.
   • Первый экземпляр передается вместе со страховыми копиями на специальное хранение (например, в ЦХСФ).
   • Второй и третий экземпляры остаются в архиве-фондообразователе, один из которых используется как рабочий, а другой — как контрольный.

Важнейшим элементом контроля является проставление специальной отметки в основных описях дел, документов оригиналов. В графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) обязательно проставляется отметка «СФ». Это позволяет мгновенно идентифицировать, какие оригиналы защищены страховой копией, и принимать соответствующие меры предосторожности при работе с подлинником.

Объем СФД и ФП измеряется не только в единицах хранения/учета, но и в физических показателях, специфичных для каждого носителя:

• Для рулонной пленки (микрофильмов) за единицу хранения принимается физически обособленный рулон микрофильма.
• Для бумажных и фотодокументов — количество кадров.
• Для кинодокументов — метры пленки.
• Для фонодокументов — время звучания.
• Для электронных документов — мегабайты или гигабайты данных.

Требования к специальному и территориально обособленному хранению

Принцип неприкосновенности СФД является краеугольным камнем всей системы. Страховой фонд не может храниться вместе с оригиналами тех документов, которые он призван защищать, так как это несет риск одновременной утраты и оригинала, и его страховой копии при чрезвычайной ситуации.

Территориально обособленное хранение СФД осуществляется в специальных архивохранилищах. На федеральном уровне эту функцию выполняет Федеральное казенное учреждение «Центр хранения страхового фонда» (ЦХСФ), расположенное в г. Ялуторовск Тюменской области. ЦХСФ обеспечивает централизованное, стабильное и безопасное хранение СФД федеральных архивов в условиях, гарантирующих его долговечность. Аналогичные специализированные хранилища создаются в субъектах Российской Федерации.

Для обеспечения неприкосновенности доступ к СФД строго регламентирован и возможен только:

1. В случае утраты или повреждения оригинала.
2. Для изготовления рабочих копий (позитивов 2-го поколения), предназначенных для использования или обновления ФП.

Общие требования к условиям хранения страховых копий

Для обеспечения расчетного срока хранения (сотни лет) страховых копий, выполненных на пленочных носителях, необходимо соблюдать строжайшие климатические режимы.

Общие требования к условиям хранения страховых копий установлены ГОСТ Р 33.3.02-2008 «Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения».

Основные требования ГОСТа касаются:

• Температурно-влажностного режима: Требуется поддержание стабильной температуры и относительной влажности, причем для разных типов пленочных носителей (галогенидосеребряная, диазопленка, магнитная лента) параметры могут незначительно отличаться. Как правило, это низкие температуры (от +10 °C до +18 °C) и относительная влажность (от 40% до 55%) с минимальными суточными и сезонными колебаниями.
• Воздухообмена: Хранилища должны быть оснащены системами кондиционирования и очистки воздуха от агрессивных химических примесей и пыли, которые могут привести к деградации пленки.
• Пожарной безопасности: Применение негорючих материалов и систем газового пожаротушения, безопасных для хранения фотохимических материалов.
• Физической защиты: Хранение микрофильмов в специальных боксах или кассетах, исключающих механические повреждения.

Соблюдение этих стандартов гарантирует, что страховой фонд сможет выполнить свою главную функцию — обеспечить возможность восстановления информации в отдаленном будущем.

Заключение

Система создания и функционирования страхового фонда особо ценных и уникальных архивных документов, а также сопутствующего ему фонда пользования, представляет собой комплексный, законодательно закрепленный и технологически выверенный механизм обеспечения сохранности национального документального наследия.

Проведенный анализ подтверждает, что в Российской Федерации эта система базируется на прочном фундаменте:

1. Нормативно-правовая основа: Обязательность создания СФД закреплена в Федеральном законе № 125-ФЗ, а методологические и технические аспекты строго регламентированы Национальными стандартами (ГОСТ Р 33.505-2003, ГОСТ Р 13.1.107-2005, ГОСТ Р 33.3.02-2008).
2. Организационная структура: Четко разграничены функции СФД (сохранение информации) и ФП (обеспечение использования), а приоритетность копирования определяется на основе объективных критериев: физического состояния, интенсивности использования и особой исторической значимости (например, документы периода ВОВ).
3. Технологическая корректность: Страховая копия для бумажных документов признается только в виде негативного микрофильма первого поколения на галогенидосеребряной пленке, что обеспечивает максимальный срок хранения (сотни лет), в то время как фонд пользования может быть представлен современными цифровыми копиями.
4. Обеспечение неприкосновенности: Учет и хранение СФД строго регламентированы (Описи в трех экземплярах, отметка «СФ») и предусматривают территориальную обособленность (ЦХСФ), что исключает одновременную утрату оригинала и копии.

Таким образом, СФД и ФП — это критически важные инструменты, которые преобразуют риск утраты невосполнимого информационного ресурса в гарантированную сохранность содержащейся в нем информации. Дальнейшее развитие системы должно быть сосредоточено на интеграции цифровых технологий в фонд пользования при сохранении строгих требований к микрофильмированию как основы неприкосновенного страхового фонда, поскольку только этот подход обеспечивает максимальную надежность.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. ГОСТ Р 33.505-2003 «Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием».
3. ГОСТ Р 13.1.107-2005 «Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия».
4. ГОСТ Р 33.3.02-2008 «Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения».
5. ГОСТ Р 33.1.02-2008 «Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия».
6. Приказ Росархива об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (действующие редакции).
7. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (Росархив).
8. Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Список использованной литературы

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. URL: archives.gov.ru (дата обращения: 09.10.2025).
2. Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24.
3. Об утверждении Инструкции по работе архивов Федеральной службы исполнения наказаний: Приказ ФСИН России от 19.05.2008 № 347.
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Стандартинформ, 2013.
5. ГОСТ Р 33.1.02-2008. Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия. М.: Стандартинформ, 2009.
6. ГОСТ Р 33.3.02-2008. Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения. М.: Стандартинформ, 2009.
7. ГОСТ Р 33.505-2003. Единый российский страховой фонд документации. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 2003.
8. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. URL: archives.gov.ru (дата обращения: 09.10.2025).
9. Создание страхового фонда документов и фонда пользования [Электронный ресурс] // СПС «КонсультантПлюс». URL: consultant.ru (дата обращения: 09.10.2025).
10. Страхование архивных документов [Электронный ресурс] // СПС «КонсультантПлюс». URL: consultant.ru (дата обращения: 09.10.2025).
11. Учет страхового фонда и фонда пользования [Электронный ресурс] // СПС «КонсультантПлюс». URL: consultant.ru (дата обращения: 09.10.2025).
12. Создание страхового фонда архивных документов и фонда пользования [Электронный ресурс] // СПС «КонсультантПлюс». URL: consultant.ru (дата обращения: 09.10.2025).