Обеспечение сохранности архивных документов в Российской Федерации: нормативно-правовая база, дифференцированный подход и технологические аспекты

метки: Документ, Сохранность, Архивный, Состояние, Реставрация, Строгий, Правило, Закон

Введение: Актуальность проблемы и структура исследования

Проблема обеспечения долговременной сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) приобретает особую остроту в условиях динамичного развития общества. Историческая и культурная ценность этих документов требует не только строгого соблюдения традиционных норм хранения, но и внедрения современных технологий консервации и реставрации. Актуальность темы обусловлена двумя ключевыми факторами: с одной стороны, необходимостью противодействия естественному старению материальных носителей (бумаги, пленки) и биологическим угрозам, а с другой — растущим объемом цифровых и гибридных документов, требующих разработки новых подходов к их долговременному архивированию.

Целью данного исследования является систематизация и углубленное изучение нормативно-правовой, методической и технологической базы обеспечения сохранности архивных документов в Российской Федерации.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие исследовательские задачи:

1. Систематизировать актуальную нормативно-правовую базу, регламентирующую сохранность АФ РФ.
2. Раскрыть принцип дифференцированного подхода к хранению, включая критерии отнесения документов к особо ценным и уникальным.
3. Проанализировать технические нормативы (температурно-влажностный и световой режимы) для различных типов носителей.
4. Детализировать процедуры контроля наличия и состояния документов, включая регламент розыска необнаруженных дел.
5. Изучить основные виды физико-химической и технической обработки (реставрация, консервация).
6. Рассмотреть технологии создания страхового фонда и фонда пользования как меры долговременной сохранности.

Настоящая работа основана на принципах академического анализа и опирается на положения Федерального закона № 125-ФЗ, актуальные приказы Росархива, ГОСТы системы СИБИД и методические рекомендации ведущих научно-исследовательских институтов в сфере архивоведения, что позволяет обеспечить высокий уровень экспертности и практической применимости выводов.

Нормативно-правовые и организационные основы обеспечения сохранности

Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации является одной из важнейших функций государства. В России эта деятельность базируется на строго иерархичной системе нормативно-правовых актов, начиная с федерального законодательства и заканчивая детальными методическими рекомендациями Росархива. Четкая вертикаль регулирования гарантирует единообразие подходов и стандартов по всей стране, что критически важно для сохранения национального наследия.

Инвестиционные фонды в Российской Федерации: Правовое регулирование ...

... Фонды прямых инвестиций. Фонды особо рисковых (венчурных) инвестиций. Фонды недвижимости (рентные, ипотечные). Кредитные фонды. Фонды художественных ценностей. Важно отметить, что в российском законодательстве существует жесткое ограничение: фонды, ... ЦБ РФ и актуальные нормативные акты До 2013 года регулирование ... но фонд имеет свой собственный совет директоров. Инвестиционный документ Правила ...

Федеральное законодательство и международные стандарты

Ключевым законодательным актом, устанавливающим правовые основы архивного дела в стране, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон не только определяет состав Архивного фонда РФ, но и прямо устанавливает обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан обеспечивать сохранность архивных документов.

Согласно статье 3 Закона № 125-ФЗ, законодательство об архивном деле включает в себя сам федеральный закон, другие федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации и законы субъектов РФ. Закон четко прописывает, что в случае, если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные ФЗ № 125-ФЗ, применяются правила международного договора. Это положение подчеркивает приверженность России международным стандартам и рекомендациям, разработанным такими организациями, как Международный совет архивов (ICA) и ЮНЕСКО, особенно в части создания страховых фондов и обеспечения доступа к наследию.

Актуальные методические правила и нормативы

Федеральное законодательство обеспечивает общую рамку, но детальная регламентация практической работы по сохранности осуществляется подзаконными актами. Единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ утверждаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства — Росархивом.

Центральным регламентирующим документом, действующим на текущий момент, являются «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов…», утвержденные Приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (с последующими изменениями).

Этот приказ является настольной книгой для каждого архивиста, поскольку он:

• Устанавливает требования к зданиям, помещениям и оборудованию архивохранилищ.
• Детализирует режимы хранения (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический).
• Регламентирует порядок проверки наличия и состояния документов.
• Описывает процедуры физико-химической и технической обработки документов.

Таким образом, если ФЗ № 125-ФЗ закрепляет обязанность обеспечения сохранности, то Приказ Росархива № 24 детализирует порядок и способы выполнения этой обязанности, обеспечивая методологическую корректность всех архивных процедур.

Страховой фонд и фонд пользования особо ценных архивных документов: ...

... Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Законодательное закрепление создания СФД в Российской Федерации Обязанность по созданию страхового фонда для особо ценных, ... Центральным архивом, но решение о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации принимает Центральная экспертно-проверочная комиссия ( ...

Дифференцированный подход к хранению: критерии особо ценных и уникальных документов

Сохранность АФ РФ не может быть обеспечена одинаковыми средствами для всех документов. Ввиду ограниченности ресурсов и необходимости сосредоточить усилия на наиболее значимом наследии, в отечественном архивоведении применяется принцип дифференцированного подхода. Он выражается в выделении особых категорий документов, требующих повышенного внимания и специальных режимов хранения.

Понятие и критерии особо ценных документов (ОЦД)

Особо ценный документ (ОЦД) — это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. Эта категория является критически важной, так как именно она определяет приоритеты в финансировании реставрационных работ и создании страховых копий.

Критерии отнесения документов к ОЦД включают:

• Исключительное значение: Документ, содержащий сведения о важнейших событиях истории государства, общества и культуры.
• Видовая уникальность: Документы, относящиеся к редким видам делопроизводства или имеющие выдающееся внешнее оформление (миниатюры, подписи выдающихся деятелей).
• Сохранность: Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии и требующие немедленной консервации.

Для ОЦД устанавливается особый режим, который включает:

1. Повышенная периодичность проверки наличия: Не реже одного раза в 5 лет (вместо 25 лет для обычных дел).
2. Обязательное создание страхового фонда и фонда пользования.
3. Особый учет: В описях дел в графе «Примечания» проставляется отметка «ОЦ», а в других учетных документах отметка «ОЦ» добавляется к номеру архивного фонда и номеру описи.

Уникальные документы: реестр и процедура признания

Вершиной дифференцированного подхода является выделение уникальных документов.

Уникальный документ — это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности. Утрата уникального документа — это невосполнимая потеря для всего культурно-исторического наследия страны.

Процедура признания документа уникальным строго регламентирована и является прерогативой высшего экспертного органа. Решение о включении документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации принимается Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Росархиве.

Критерии уникальности, как правило, более жесткие:

• Древность: Все документы, созданные до XVI века, по умолчанию рассматриваются как потенциально уникальные.
• Автографичность: Подлинники личных документов выдающихся деятелей.
• Бесспорность культурно-исторической значимости: Документы, ставшие символами исторических эпох (например, оригиналы конституций, деклараций).

По состоянию на 01.01.2024 г., в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации включен 921 документ. Эта цифра отражает исключительный характер данной категории. Хранение уникальных документов требует максимальных мер предосторожности, включая полистную проверку их наличия и состояния.

Нормативные режимы хранения для различных типов носителей

Сохранность документа напрямую зависит от поддержания строгого микроклимата в архивохранилищах. Технические нормативы, регулирующие температурно-влажностный (ТВР) и световой режимы, установлены Приказом Росархива № 24 и рядом национальных стандартов (ГОСТы системы СИБИД).

Температурно-влажностный и световой режимы для бумажных документов

Для подавляющего большинства документов на бумажной основе (как правило, на кислотной и нейтральной целлюлозе) критически важна стабильность климатических условий. Резкие колебания температуры и влажности ускоряют химические процессы старения (гидролиз целлюлозы) и вызывают деформацию бумажного листа. Непонимание этих процессов, в свою очередь, неизбежно приводит к необратимой потере физических свойств носителя.

Сводные данные по режимам хранения:

Режим хранения	Температура	Относительная влажность	Примечание
Оптимальный (Кондиционирование)	17–19°C	50–55%	Рекомендуется для всех архивохранилищ АФ РФ.
Допустимый (Нерегулируемый климат)	10–30°C	30–60%	Колебания в течение суток не должны превышать ±5°C и ±10%.

Особое внимание уделяется предотвращению биоповреждений. Поддержание относительной влажности воздуха выше 60% (критический предел может достигать 65%) создает идеальные условия для развития плесени, грибков и других микробов, которые питаются целлюлозой, необратимо разрушая структуру бумаги.

Световой режим регулируется ГОСТ 7.50–2002. Свет, особенно ультрафиолетовое и сине-фиолетовое излучение, является катализатором старения, вызывая выцветание чернил и разрушение целлюлозы.

• Документы должны храниться в темноте или при освещении рассеянным светом.
• Норма освещенности на поверхности документов при хранении (в открытом виде) не должна превышать 75 лк.
• При экспонировании (выставлении) документов норма освещенности ограничивается уровнем 150 лк.

Специфические требования к хранению аудиовизуальных и электронных документов

Документы на специализированных носителях (пленки, диски) имеют особые химико-физические характеристики и требуют совершенно других режимов хранения, часто значительно более строгих, чем бумага.

Разве можно игнорировать тот факт, что цветные пленки, содержащие важнейшую историческую информацию, требуют экстремально низких температур для выживания?

Тип носителя	Температура (°C)	Относительная влажность (%)	Особенности
Бумажная основа	17–19	50–55	Оптимальный режим.
Кино- и фотодокументы (Ч/Б)	Не выше 15	40–50	На безопасной основе.
Цветные кино-, фотодокументы	Не выше –5	40–50	Требуется холодильное хранение для замедления выцветания красителей.
Магнитные диски/ленты	8–18	45–65	Чувствительны к магнитным полям и пыли.

Критически важным является требование к хранению цветных кино- и фотодокументов, а также документов на нитрооснове. Для сохранения цветопередачи и замедления химического разложения (например, «уксусного синдрома» пленки) необходимо обеспечить температуру не выше –5°C. Такое холодильное хранение резко замедляет химические реакции, многократно увеличивая срок жизни носителя.

Контроль наличия, физического состояния и процедуры розыска документов

Обеспечение сохранности — это не только поддержание климата, но и постоянный контроль за физическим состоянием и наличием дел. Система контроля включает плановые и внеплановые проверки, а также строгую процедуру розыска в случае обнаружения недостачи. Без строгой системы учета и проверки все усилия по консервации будут бесполезны, если сам документ окажется утерянным.

Плановые и внеплановые проверки наличия и состояния

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения, соответствия их учетным данным, выявления и устранения недостатков в учете, а также обнаружения документов, требующих консервации или реставрации.

Периодичность проверок строго регламентирована:

• Плановая (цикличная) проверка наличия документов АФ РФ в государственных архивах проводится не реже одного раза в 25 лет.
• Особо ценные документы (ОЦД) проверяются не реже одного раза в 5 лет.
• Уникальные документы проверяются полистно не реже одного раза в 5 лет.

Внеплановые проверки могут быть назначены при наступлении следующих событий:

1. Смена руководителя архива или заведующего архивохранилищем.
2. Перемещение большого объема документов.
3. Чрезвычайные происшествия (пожар, затопление, проникновение).

Результаты проверки фиксируются в первичных учетных документах:

• Лист проверки наличия и состояния архивных документов: Заполняется по каждому стеллажу/шкафу.
• Акт проверки наличия и состояния архивных документов: Обобщает результаты проверки по всему фонду или его части, указывая общее количество обнаруженных и необнаруженных дел, а также выявленные повреждения.

Организация розыска необнаруженных документов

Если в ходе проверки обнаруживается недостача, немедленно организуется процедура розыска, которая должна быть исчерпывающей и строго документированной. Этапы розыска включают:

1. Проверку всех учетных документов (книг выдачи, карточек), чтобы установить, не было ли дело выдано во временное пользование.
2. Тщательный осмотр всех мест хранения (стеллажей, полок, коробок) для выявления случаев неправильной подкладки дел.
3. Проверка наличия дела в структурных подразделениях архива (например, в отделе реставрации, отделе использования).

Процедура розыска ограничена по срокам. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия. Руководитель архива вправе продлить срок розыска на один год, если есть обоснованные надежды на обнаружение дела.

Если все пути розыска исчерпаны, и документ не найден, составляется Акт о необнаружении архивных документов, который затем передается на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК или ЦЭПК) для принятия решения о снятии документа с учета.

Физико-химическая и техническая обработка: консервация и реставрация

Даже при идеальном соблюдении режимов хранения документы со временем стареют или могут быть повреждены. Физико-химическая и техническая обработка — это комплекс мер, направленных на замедление старения, восстановление физических свойств и увеличение долговечности носителей.

Меры биопрофилактики: дезинфекция и дезинсекция

Влажный климат или аварийные ситуации могут привести к поражению документов биологическими вредителями. Дезинфекция (уничтожение микроорганизмов, в первую очередь плесени и грибков) и дезинсекция (уничтожение насекомых — точильщиков, чешуйниц) являются важнейшими мерами биопрофилактики и биозащиты.

Обработка проводится в специальных изолированных камерах с использованием химических реагентов (фумигантов) или физических методов (например, обеззараживание гамма-излучением).

В современных архивах предпочтение отдается методам, минимизирующим химическое воздействие на целлюлозу.

Технологии реставрации бумажных документов

Реставрация — это восстановление целостности и физической прочности документов. В российском архивоведении используются проверенные временем и научно обоснованные технологии, основанные на принципе обратимости. Именно этот принцип позволяет будущим поколени��м реставраторов вносить коррективы без причинения вреда оригиналу.

Ключевые процессы реставрации бумажных документов:

1. Обеспыливание и очистка: Удаление поверхностных загрязнений.
2. Укрепление основы: Пропитка слабых листов специальными растворами или использование дублирования.
3. Восполнение утрат: Заполнение разрывов и недостающих фрагментов.

Выбор материалов строго регламентирован. Основным клеящим веществом, используемым при реставрации бумажных архивных документов, традиционно является мучной клей (на основе пшеничной муки).

Его высокая ценность обусловлена обратимостью — возможностью многократного размачивания водой, что позволяет в будущем исправить или переделать реставрацию без повреждения оригинала.

Для восполнения утрат и укрепления основы применяются специальные реставрационные бумаги, которые должны быть химически нейтральны и долговечны. Широко используются:

• Микалентная бумага: Тонкая, прочная, используется для укрепления с оборота.
• Конденсаторная бумага: Очень тонкая, для сквозного укрепления.
• Японская бумага: Высококачественная, изготовленная из волокон растений козу, гампи или мицумата. Ценится за длинные волокна, придающие ей прочность при минимальной толщине.

Для аудиовизуальных документов (магнитные ленты) техническая обработка включает очистку поверхности от осыпаний, замену склеек, а также регулярную перемотку рулонов для снятия внутренних напряжений, которые могут привести к деформации и разрывам ленты.

Создание страхового фонда и фонда пользования: современные технологии

Несмотря на все усилия по консервации оригиналов, абсолютная гарантия их сохранности невозможна. Для защиты от катастрофических потерь (пожары, наводнения, хищения) создаются страховые копии, формирующие страховой фонд (СФ) и фонд пользования (ФП).

Микрофильмирование как основа страхового фонда

Страховой фонд (СФ) — это совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов АФ РФ, созданная для сохранения информации на случай утраты или повреждения оригиналов.

Основной технологией создания страхового фонда для документов на бумажной основе, признанной общемировым стандартом долговременного хранения, является микрофильмирование.

Требования к СФ:

• Носитель: Страховой копией является негативный микрофильм первого поколения на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке.
• Долговечность: Галогенидосеребряные микрографические носители (микрофильмы) при соблюдении оптимальных условий хранения (температура ниже 15°C, влажность 40–50%) обеспечивают гарантированную сохранность порядка ста лет.

Фонд пользования (ФП), в свою очередь, предназначен для предоставления доступа исследователям и исключения контакта с оригиналом. Комплект фонда пользования изготавливается одновременно с созданием СФ: он состоит из позитивных микрофильмов второго поколения, созданных с негативов первого поколения. Срок хранения микрофильмов второго поколения (ФП) обычно составляет от 10 до 75 лет, что значительно меньше, чем у СФ, но достаточно для обеспечения текущей работы.

Гибридные системы и оцифровка

В последние десятилетия активно развиваются гибридные системы, сочетающие преимущества пленочного и цифрового хранения. Целью является достижение максимальной долговечности (микрофильм) и максимальной доступности (цифровой образ).

Гибридная система позволяет:

1. Создать страховую копию на микрофильме (долговечность 100 лет).
2. Одновременно получить высококачественный электронный образ (растровое изображение) для фонда пользования.

Таким образом, оцифровка не заменяет микрофильмирование в контексте страхового фонда, а дополняет его. Электронный образ, хотя и удобен для использования, не может обеспечить гарантированный срок хранения 100 лет, поскольку цифровые носители (магнитные ленты, оптические диски, облачные хранилища) подвержены технологическому устареванию (проблема миграции данных) и потенциальной потере при сбое систем. Только сочетание стабильного аналогового носителя (микрофильм) и доступного цифрового образа обеспечивает комплексную защиту АФ РФ.

Заключение

Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации представляет собой многоаспектный и высокотехнологичный процесс, который строго регламентирован на государственном уровне. Проведенное исследование подтверждает, что в основе системы сохранности лежат фундаментальные нормативно-правовые акты, прежде всего Федеральный закон № 125-ФЗ и детальные Правила, утвержденные Приказом Росархива от 02.03.2020 № 24.

Было установлено, что эффективная сохранность достигается за счет дифференцированного подхода, который позволяет сосредоточить усилия и ресурсы на уникальных и особо ценных документах. Отнесение документов к этим категориям, курируемое ЦЭПК при Росархиве, влечет за собой ужесточение всех нормативов, включая полистную проверку наличия и обязательное создание страхового фонда.

Анализ технических нормативов выявил высокую сложность требований к режимам хранения, особенно для специализированных носителей, таких как цветные кинодокументы, требующие холодильного хранения при температуре –5°C. Методики физико-химической обработки, включая реставрацию с применением обратимого мучного клея и специализированных бумаг, демонстрируют приверженность принципу минимального вмешательства и долговечности.

Ключевым инструментом долговременной сохранности остается создание страхового фонда, основанного на микрофильмировании, которое обеспечивает столетний срок гарантированного хранения. Современные гибридные технологии, сочетающие микрофильм и оцифровку, являются оптимальным путем для баланса между сохранностью (страховой фонд) и доступностью (фонд пользования).

В конечном счете, именно эта двойная стратегия позволяет нивелировать риски, связанные как с физическим старением, так и с технологическим устареванием.

В заключение следует отметить, что система обеспечения сохранности АФ РФ является комплексной, динамично развивающейся структурой. Она требует от специалистов не только строгого соблюдения нормативов, но и постоянного освоения новых технологий для эффективного сохранения национального документального наследия в гибридной среде XXI века.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24 (ред. от 26.09.2022) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
3. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.
4. ГОСТ 7.50-2002 СИБИД. Консервация документов. Общие требования.
5. ГОСТ 7.65-92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению.
6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. 2001. № 2.
7. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов // Отечественные архивы. 2001. № 1.
8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов // Вестник архивиста. 2000. № 1.
9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. 1999. № 2.
10. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации.
11. Методические рекомендации по выявлению, учету, обеспечению сохранности и использованию особо ценных документов в государственном и муниципальном архиве.
12. Положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
13. Памятка по обеспечению оптимального температурно-влажностного режима в помещениях архивохранилищ документов на бумажной основе. URL: https://yar-archives.ru/ (дата обращения: 09.10.2025).